Jak vytvořit firemní email

Publikováno: Autor:

Jak vytvořit firemní email

Email byl pohánkou veškeré moderní komunikace, používaný téměř ve všech pracovních oblastech. Při vytváření firemního emalu je nejdůležitější spolehlivost, bezpečnost a sdílení. Pojďme se podívat blíže na to, jak vytvořit firemní e-mail.

1. Rozhodnutí o platformě

Existuje mnoho e-mailových platform, jako je Gmail, Outlook a mnoho dalších. Některé e-mailové účty mají speciální funkce pro firmy, které se mohou hodit pro větší konzistentnost a zákaznický servis. Nakonec jako společnost musíte rozhodnout, zda chcete zvolit bezplatnou nebo placenou e-mailovou platformu.

2. Návrh domény

Pro firemní e-mail se doporučuje použít domény, které souvisí s vaším brandu. Například, pokud se jedná o konkrétní společnost, je lepší použít doménu s názvem společnosti než běžnou doménu.

3. Vybrat adresu

Dalším krokem je vybrat správnou adresu. Není úplně nezbytné, abyste řekli vyššímu představenstvu nebo podřízeným lidem, aby používali určitou adresu. Společnost by měla vybrat adresu, která odpovídá účelu daného konta.

4. Uspořádat prostředí

Firemní prostředí e-mailového účtu je důležitá součást pro konzistentní kvalitu. Například, mohou být nastavené formátovací pravidla, workflowy, šablony a další.

5. Udržovat bezpečnost

Bezpečnost je tam, kde se věci podělí. Společnosti by měly svá firemní účta chránit silnými hesly a autentifikací dvou faktorů. Šifrování dat a emailová ochrana jsou třeba také brát v úvahu, aby se zajistil jejich soukromý aspekt.

6. Zajišťovat podporu

Společnost by měla zajistit, aby zaměstnanci, kteří budou používat firemní e-mailový účet, byli vyškoleni v používání a platnosti e-mailu. Společnost by také měla vždy mít na paměti, že by měla být umožněn technický i administrativní zákaznický servis.

7. Sledovat příchod a odchod

Pokud se stále ve společnosti rozcházíte a nastupujete, je nezbytné vytvořit škálovací systém, který bude monitorovat přechody. Tím lze ujistit, že komunikace s pracovníky se nebude lišit jakmile odejdou a přijdou.

Shrnutí

Tvorba firemního e-mailu je proces, který vyžaduje čas, úsilí a důvtip. Vyžaduje, aby společnost zvolila správnou platformu, stanovila jedinečnou doménu a vybrala adresy. Kromě toho je nutné udržovat bezpečnost a zajistit prohledávatelnost účtu. Navíc, je třeba být si vědom sdílení pravidel ve firemním prostředí a technické podpory pro zaměstnance.

Uvedený seznam kroků je užitečným vodítkem k vytvoření firemního e-mailu. Je to samozřejmě jen základní outline procesu, ale pokud se společnost rozhodne projít všemi kroky, může být na dobré cestě k vytvoření kvalitního firemního e-mailu.