Jak správně psát email

Publikováno: Autor:

Jak správně psát email

Email je stále nejpoužívanějším druhem komunikace. Níže naleznete několik tipů, jak psát emails, aby byla vaše zpráva efektivní a příjemná pro čtenáře.

1. Krátce a stručně

Krátce a jasně sumarizujte příjemci, o čem je řeč. Nezasílejte nepodstatné informace ani dlouhé příběhy. Z vašeho emailu by měl být ihned patrný váš příkaz, dotaz či informace, kterou sdělujete.

2. Předmět

Předmět je stejně důležitý jako samotný email. Zvolením specifického a jednotícího předmětu snadno vyjádříte o čem email je. Pokud je pouze použito lákavě znějícího tzv. “účelového předmětu” (například “Opět dostávám?”, “Pozor!”, atd.), nová emailová zpráva se může snadno ztratit.

3. Formát a slovní zásoba

Mějte na paměti, že email je druhem slušného styku. Používejte formální jazyk (principles) a používejte zdvořilosti. Uvedením “prosím“ nebo “děkuji“ při položení dotazu nebo o uvedení informací lze oslovit čtenáře a tento email pohladit.

4. Kontrola a opravy

Před odesláním mailu jeho obsah projděte, přečtěte si jej a opravte gramatické chyby. Pokud je to třeba, zkontrolujte typografické chyby a případně kontrola pravopisu.

5. Přílohy a odseeči

Pokud nechcete odesílat velké soubory, použijte různá webová úložiště, můžete také posílat odkazy.
Nastavení odesílatele je důležité. Odesílateli přidejte svou kontaktní informaci, aby příjemce věděl, kdo je autorem emailu.

Shrnutí:

  • Krátce a stručně sumarizujte příjemci, o čem je řeč

  • Použijte specifický předmět

  • Užívejte formální jazyk a zdvořilosti

  • Projděte email a opravte chyby

  • Pro posílání velkých souborů používejte webová úložiště či odkazy

  • Přidejte svou kontaktní informaci do odesílatele

Váš způsobem psaní emailů může velmi ovlivnit reakci příjemce. Tato pravidla vám pomohou napsat kvalitní email, který bude mít příznivý dopad na váš obchodní úspěch.